打造国家级建设项目电子文件归档和电子档案管理试点样板——厦门市“档案两馆”试点探索

经济科技 打造国家级建设项目电子文件归档 和电子档案管理试点样板 —**市“档案两馆”试点探索 文/ 康丽雅 **市档案馆和**市城市建设档 建设项目电子文件并进行签章流转，保证各 两馆”项目后期建设和竣工验收阶段掌握 案馆（以下简称“**城建档案馆”）共同 参建单位按约定完成电子文件归档工作的 的情况，对该目录表进行修改、完善，以便 建设的新馆项目“市档案馆及城建档案馆 同时，随时检查文件质量，及时发现问题并 指导各参建单位开展电子文件归档工作。 技术业务用房”（以下简称“档案两馆”） 督促整改。 2.研究电子文件归档和电子档案管理 是**省建设工程资料电子化试点项目， 3.秉持验收标准 系统功能需求，制定系统建设方案 并于2022年被确定为国家第三批建设项目 **城建档案馆严格按照《**市 （1）参建单位 电子文件归档和电子档案管理试点项目。 建设工程文件归档整理规范》《**市建 “档案两馆”所使用的建设工程电子文 通过该试点工作，在建设项目档案仅以电 设工程电子文件形成与归档指南》对“档 件管理系统开发单位被列为试点工作成员 子文件形式保存以及建设工程电子文件管 案两馆”工程档案开展验收。该项目在线 单位后，全程伴随“档案两馆”的建设，对系 理系统建设方面取得显著成效。 形成电子文件共4.3万件，在线交互签批15 统功能实施升级完善。在试点工作的实践基 万余次，记录元数据99万余条。在建设项 础上，逐步调整制定切实可行的建设工程电 “档案两馆”试点工作原则 目联合验收阶段，验收通过档案共101卷， 子文件管理系统并研发应用。该系统可灵活 含电子文件6301件，其中电子文件单套归 定义各方责任主体权限和工作流程；满足工 1.坚持目标导向 档5949件。电子文件单套归档占比按页计 程建设项目文件资料在线流转、签批、查阅 **城建档案馆自“档案两馆”规划 为74.33%，按件计为94.41%，归档竣工图 需求；实现与**市建设工程质量安全站 建设初期即确定了开展电子文件归档和电 100%实现电子文件单套归档。 的建设工程质量安全监管系统和检测机构 子档案管理试点目标，坚持以《“十四五” 的建设工程质量检测信息管理系统对接； **档案事业发展规划》为目标导向，主 “档案两馆”试点工作思路 实现待归档文件智能组卷功能；能够自动生 动将试点工作融入**市智能建造试点 成著录单、案卷目录、卷内目录，辅助收集、 城市建设、数字政府建设，加快城建档案 1.研究电子文件归档范围，提出电子 整理和归档电子文件及其元数据，有效提升 信息化建设，推动档案信息化战略转型，引 文件单套归档实现方案  电子文件归档和电子档案管理效率。 领城建档案管理全面走向现代化。 2020年年底，**城建档案馆编制了 （2）**城建档案馆 2.打造示范样板 《**市建设工程电子文件形成与归档指 **市建设工程档案资料原采取离 **城建档案馆为保证“档案两馆” 南》附录A“**市建设工程电子文件归档 线报送。根据城乡建设档案管理机构担负 试点项目归档电子文件的真实性、完整性、 范围目录表”，对建设工程的工程准备阶段 建设工程档案业务指导和档案验收的职 可用性和安全性，一方面要求代建单位将电 文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件 责，**城建档案馆结合“档案两馆”试 子文件归档和电子档案管理试点内容纳入 和竣工图5大类126小类的文件资料进行梳 点，编写了“**市数字城建档案信息管 招标要求及合同条款；另一方面要求各参建 理，明确了电子文件的形成主体或获取途 理系统”升级改造方案，计划在互联网端 单位通过建设工程电子文件管理系统形成 径。目前，**城建档案馆正在结合“档案 部署建设工程档案在线报送接收系统，允 62 （略）*城建档案馆 **城建档案馆结合“档案两馆”试 点情况，围绕建设项目电子文件归档和电 子档案管理对现有信息系统提出升级改造 要求，组织编写了《**市城市建设档案 信息化（三期）》建设方案，现已纳入** 市住房和建设局一体化智慧建设系统，由 **市住房和建设局统一向**市工业和 信息化局申报。 3.依靠试点促推广 在“档案两馆”试点期间，**城建档 案馆联合**市建设工程质量安全站、厦 门市建设工程质量安全管理协会举办多场 经验交流活动，以“档案两馆”建设项目电 子文件归档和电子档案管理试点为例向全 **市“档案两馆”新地标 市重大、重点建设项目参建单位宣讲电子文 许市场化的电子文件归档和电子档案管理 建设工程电子文件管理系统、建设工程电 件归档和电子档案管理经验，帮助各参建 系统对接，实现建设工程档案线上业务指 子文件形成与积累，并同步修改附录等内 单位树立开展电子文件归档和电子档案管 导、在线接收、审验和开放利用等功能。 容。近期，该修订工作已进入到最后一轮 理的信心和决心。截至2023年5月，**市已 3.研究BIM文件归档，提出BIM文件归 意见征求阶段。 有115个建设项目开展电子文件归档工作， 档要求和基于BIM技术的电子档案管理系 2.完善相关系统功能 占**省建设工程资料电子化试点项目近 统建设需求 （1）参建单位 40%，其中已完成电子文件归档项目60个。 BIM以其在协同设计、冲突检测、可 在“档案两馆”试点过程中，建设 4.推动相关政策出台 视化沟通、项目控制和可持续性设计等方 工程电子文件管理系统开发单位提出了 为鼓励各参建单位积极开展电子文件 面的应用，提高了建筑工程的效率、质量 《“项企一体化”全过程电子档案管理建 归档工作，**城建档案馆结合“档案两 和可持续性，带来了诸多益处，已逐渐成 设方案》并逐步研发系统应用。为使系统 馆”试点，积极向上争取相关支持政策出 为现代建筑工程不可或缺的重要工具和方 既便捷、易用，又保证电子文件的真实性、 台。一是将推行建设工程资料电子化、实现 法。“档案两馆”是首个完成全过程应用的 完整性、可用性和安全性，“档案两馆”的 在线接收和审验作为智能建造的内容，列 **市BIM报建试点项目。工程各阶段、各 建设过程资料采用互联网云存储保存电子 入《**市智能建造试点城市实施方案》， 专业BIM文件和相关资料较多。通过研究 文件，通过非对称加密和访问权限控制对 对符合政策条件的相关单位提供资金、税 该项目BIM文件归档，提出BIM文件归档 电子文件进行保护，运用电子签名确保电 收优惠、用地保障等支持。二是将电子文件 要求和基于BIM技术的电子档案管理系统 子文件不可伪造。 归档情况列入**省和**市优质工程评 建设需求。 为提升“档案两馆”电子文件归档工 审条件的特色工程加分项目。三是将电子文 作效率，建设工程电子文件管理系统开发 件归档纳入省企业技术中心（建筑施工企 “档案两馆”试点主要做法 单位对电子文件快速签章、授权代理签 业）评价加分项。四是将电子文件归档情况 章、批量签章等电子签章相关功能进行持 列入代建和检测单位信用评价内容。 1.修订相关标准规范 续升级。为支持快速采集现场声像资料、 大力推进档案信息化建设是档案管 **城建档案馆在分析总结“档案 施工原始记录和快速审批文件资料，完善 理工作走向现代化必须迈出的关键一步， 两馆”和其他项目电子文件归档工作经验 了系统的移动端功能。为实现对电子文件 **城建档案馆以打造电子文件归档和电 的基础上，组织修订了《**市建设工程 和元数据的完整性、整理的规范性等问题 子档案管理试点样板为推手，全力推进建 文件归档整理规范》，进一步明确了电子 进行智能预警，开发了元数据提取和内容 设工程电子档案管理工作，力争试点成果 档案质量要求、组卷方法和验收要求等； 验证、电子签章错漏检查等功能。随着建 在城市规划、建设、管理和运营相关工作 2023年3月启动了《**市建设工程电子文 设工程电子文件管理系统性能和功能的完 中发挥更大的引领作用。 件形成与归档指南》的修订工作，计划新 善，“档案两馆”参建各方使用电子文件单 作者单位：**市城市建设档案馆 增电子文件元数据类别及数据封装，完善 套归档的动力持续增强。 责任编辑：巩慧 2·（略）