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为进一步加强政府采购管理，防范和控制政府采购业务风险，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规以及《财政部关于印发〈行政事业单位内部控制规范（试行）〉的通知》（财会〔2012〕21号）、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）、《省财政厅关于加强政府采购内部控制管理的通知》（鄂财采发〔2016〕6号）等相关规定，结合本单位实际，制定本制度。
一、总体目标
通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进政府采购提质增效。
二、适用范围
（一）财政性资金：是指纳入预算管理的资金。采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的，使用财政性资金采购的部分，适用政府采购；财政性资金与非财政性资金无法分割采购的，统一适用政府采购。
（二）货物：是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。
（三）工程：是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
（四）服务：是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括政府自身需要的服务和政府向社会公众提供的公共服务。
三、组织架构及责任分工
（一）归口管理部门
财务科为本单位政府采购归口管理部门，主要负责本单位政府采购工作的执行管理和对外沟通协调，指导和督促单位政府采购工作。
1.牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制，并督促指导执行。
2.牵头组织开展政府采购活动，负责推动落实采购人主体责任。
3.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理，负责预算管理一体化政府采购模块系统操作，负责完成政府采购信息统计工作。
4.负责组织政府采购预算的汇总、审核、编制、报送和调整，组织协调财政预算评审工作，办理采购资金的支付；
5.审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息。
（二）业务需求部门
根据工作需要提出政府采购需求的部门均为本单位政府采购业务需求部门，主要负责项目预算申报或者立项、采购需求管理和履约验收评价等工作。
1.按照单位预算管理要求，提供相关材料向财务部门申报项目预算；对需要报有关部门立项审批的采购项目，按立项审批要求组织材料并申报。
2.根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购实施计划，确定采购意向信息，并将需要公开的信息交归口管理部门完成信息公开。
3.负责政府采购合同签订及履约管理，督促项目执行进度，参与履约验收活动，协调资金支付。
（三）监督部门
纪检监察室为本单位政府采购监督部门，主要负责本单位政府采购廉洁风险防范，对本单位政府采购活动中的工作人员履行职责、行使权力进行监督。
四、政府采购流程及要求
适用于本单位在一个财政年度内，同一个预算项目下的同一采购品目汇总预算金额达到湖北省现行政府集中采购目录或者采购限额标准规定的相应数额标准。一个采购项目资金来源于多个预算项目，按照汇总后的预算金额计算相应数额标准。
采购品目的认定标准：按照有利于项目实施的原则确定项目属性。参考《湖北省政府集中采购目录及标准(2025年版)》对项目属性进行理解和分类。
（一）编制政府采购预算
1.相关制度依据：《政府采购法》第三十三条、部门预算编制通知、政府集中采购目录及标准、《财政部、工业和信息化部关于印发〈政府采购促进中小企业发展管理办法〉的通知》（财库〔2020〕46号）等。
2.基本流程：
（1）提出项目预算需求。业务需求部门根据单位部门预算编制工作要求，经过需求调查，测算项目经费构成，提出下一年度项目预算需求。
（2）编制采购预算。经财务部门审核，预算金额达到政府采购相应限额的，由财务部门编制政府采购预算并明确有关指标标识；经审核未达到相应限额的，应当转为“非政府采购流程”处理。
（二）公开采购意向
2.基本流程：
（1）确定意向公开内容。业务需求部门根据批复的采购预算，结合项目实施安排，确定采购项目名称、采购品目、主要标的、预算金额、计划实施时间等意向信息。
（2）集中发布采购意向。归口管理部门汇总业务需求部门提交的采购意向信息，随部门预算公开同步在湖北省政府采购网上集中发布本单位全年政府采购意向信息。
（三）制定采购需求
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十一条、十五条，《财政部关于印发〈政府采购需求管理办法〉的通知》（财库〔2021〕22号）等。
2.基本流程：采购需求应当依据批复的部门预算（工程项目概预算）编制。
（1）提出采购需求。业务需求部门负责采购需求编制，按照《政府采购需求管理办法》规定的内容和要求，编制采购需求，经单位党组审查通过。委托专家、采购代理机构或者第三方机构编制的采购需求，需经业务需求部门逐一审核确认，并由业务需求部门对其提出的采购需求负责。
（2）确定采购需求。
（3）特殊情形的处理：进口产品采购。政府采购原则上应当采购本国产品，确需采购进口产品的，应当根据《湖北省财政厅关于加强政府采购进口产品管理的通知》（鄂财函〔2016〕98号）的规定，在采购前将有关资料报市****
（四）确定采购实施方式
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《政府采购非招标采购方式管理办法》《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》《湖北省人民政府办公厅关于印发湖北省政府集中采购目录及标准（2021年版）的通知》等。
2.基本流程：根据法律法规、集采目录及有关限额，合法合规确定政府采购方式。
3.特殊情形的处理：
（1）单一来源采购方式的选择。坚持从严从紧的原则，审慎选择单一来源采购方式，有且仅有《中华人民共和国政府采购法》第三十一条规定的三种情形可以采取单一来源采购方式。
（2）采购方式变更。仅适用于依法必须公开招标、但出现《政府采购非招标采购方式管理办法》第二十七条、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第四十三条规定的情形，需要采取公开招标之外采购方式的，应当向市财政局申请采购方式变更。
（五）采购计划备案
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等。
2.基本流程：采购计划应当根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定。
（1）拟定采购计划。业务需求部门负责填写采购计划确认单，经分管领导签字后上报。
（2）采购计划备案。归口管理部门依据前期预算编制、需求编制等确定的事项，对拟定的采购计划进行审查，主要审查是否开展意向公开、预算金额是否超出编制计划、采购方式是否合法合规、是否落实支持中小企业发展政策等，审查通过后交归口管理部门进行备案。
（3）采购计划调整。适用于采购计划确定后，在后续开展采购活动的过程中需要对采购计划进行调整。
（六）委托采购代理机构
1.相关制度规定：《中华人民共和国政府采购法》第十八、十九、二十条等。
2.基本流程：
（1）选择集中采购机构。集中采购项目必须委托集中采购机构（荆门市采购中心）代理，归口管理部门按照集中采购机构的要求办理项目委托事宜。
（2）选择社会代理机构。分散采购项目可以委托社会代理机构代理采购，凡属依法依规登记备案的政府采购代理机构均可选择。
（3）签订委托代理协议。业务需求部门根据采购项目的委托事项，组织草拟委托代理协议，协议内容包括代理采购的范围、委托权限、期限及代理费用等，经分管领导审核后组织代理机构签订。
（4）确认采购文件。采购代理机构向归口管理部门反馈编制的采购文件后，归口管理部门会同业务需求部门核实、确认，并书面反馈采购代理机构。
（七）公开采购信息
1.相关制度规定：《政府采购信息发布管理办法》（财政部令第101号）、《关于印发《政府采购公告和公示信息格式规范（2020年版）》的通知》（财办库〔2020〕50号）等。
2.基本流程：归口管理部门对采购代理机构拟发布的采购信息予以审查，主要审查公告要素是否齐全、信息是否与采购文件、采购计划一致，审查通过后由采购代理机构公开发布。
（八）开展采购活动
（1）委派采购人代表。原则上选派熟悉项目情况和政府采购评审规则及系统操作的人员作为采购人代表参与项目具体评审，代表人数根据《中华人民共和国政府采购法》第三十八条、第四十条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第四十七条，《政府采购非招标采购方式管理办法》第七条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》第十四条的规定依法依规确定。
（2）自行选定评审专家。对技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，采购人可以自行选定相应专业领域的评审专家。
（九）确认采购结果
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》第三十八条、四十条，《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十三条、四十九条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六十八条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十二条、三十六条、四十九条，《财政部关于印发〈政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法〉的通知》（财库〔2014〕214号）第二十八条等。
2.基本流程：归口管理部门应当督促采购代理机构自评审结束之日起2个工作日内送交项目评审报告。归口管理部门应当自收到评审报告之日起５个工作日内，会同业务需求部门在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标（成交）供应商，将中标（成交）结果确认函反馈采购代理机构对采购结果予以确认。
（十）发布采购结果公告
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》第三十八条、四十条，《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十三条、四十九条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六十八条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十二条、三十六条、四十九条，《财政部关于印发〈政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法〉的通知》（财库〔2014〕214号）第二十八条等。
2.基本流程：采购代理机构在收到中标（成交）结果确认书之日起2个工作日内，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时在湖北省政府采购网发布采购结果公告。归口管理部门负责进行跟踪督促。电子卖场、协议供货、定点采购等项目采购结果，由归口管理部门按照规定在湖北省政府采购网公开采购结果信息。
（十一）采购合同管理
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号），《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号），《财政部关于印发〈政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法〉的通知》（财库〔2014〕214号）等。
2.基本流程：
（1）合同签订。业务需求部门在项目中标（成交）通知书发出之日后应迅速组织供应商正式签订合同，签订补充合同的，必须符合《中华人民共和国政府采购法》第四十九条规定，即合同履行过程中，需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变原合同其他条款的前提下，可与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。同时，重新申请采购预算、申报采购计划、进行补充合同公告及备案。
（2）合同公告及备案。业务需求部门应当将生效的合同副本及电子文档送归口管理部门，归口管理部门负责在合同签订当日起2个工作日内，在预算管理一体化系统政府采购模块完成合同备案及湖北省政府采购网信息公开。
（3）合同变更、中止和终止。政府采购合同双方不得擅自变更、中止和终止合同，有且仅有出现《中华人民共和国政府采购法》第五十条规定的情形，即采购合同继续履行将损害国家利益和社会公众利益时，业务需求部门提出变更、中止或终止合同的申请，并将有关情况报归口管理部门进行合同管理等信息变更。涉及合同履行过程中的矛盾纠纷，由业务需求部门牵头协商处理。
（十二）履约验收
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》第四十一条，《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十五条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第七十四条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十四条，《财政部关于印发〈政府采购需求管理办法〉的通知》（财库〔2021〕22号）第二十四条，《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）等。
2.基本流程：
（1）组建验收小组
对自行验收的项目，由归口管理部门负责组建项目验收小组，验收小组应由至少三人组成。对委托代理机构开展验收的项目，根据委托协议开展有关工作。
（2）制定验收方案。自行验收的项目由业务需求部门牵头制定验收方案；委托验收的项目由代理机构按照委托协议制定验收方案
（3）开展验收。验收小组根据项目采购需求和依法签订的政府采购合同，对供应商的履约情况逐项进行验收，小组成员独立发表验收意见。分期实施的采购项目，应当结合分期考核的情况，明确分期验收要求。采取按进度履约、分阶段验收的项目，应当按进度、分阶段出具验收意见，作为最终验收报告的依据。货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节。工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。
（4）出具验收书。验收小组成员、监督人员在项目验收报告上签字确认，有不同意见的，应写明理由。
（十三）资金支付
1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法实施条例》第五十一条等。
2.基本流程：由财务部门通过预算一体化系统，严格按照合同约定和国库管理制度规定办理办理资金支付。
五、非政府采购流程及要求
适用于本单位在一个财政年度内，同一个预算项目下的同一采购品目汇总预算金额未达到湖北省现行政府集中采购目录或者采购限额标准规定的相应数额标准。非政府采购项目由业务需求部门提出采购需求并确定采购实施方式，根据确定的采购方式依法依规开展政府采购活动，并经履约验收后根据财务内控制度进行资金支付。
本制度自发布之日起执行。
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