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附件4
区财政绩效评价中心关于购买
业务档案整理服务的邀标函
：
点击登录查看拟采购“业务档案整理服务（2025年）”（下称“本项目”），项目需求详见《点击登录查看业务档案整理服务采购需求文件》。经调研，现邀请贵司对本项目需求进行响应，请于2025年XX月XX日前将响应文件纸质件（格式详见附件）邮寄或递交至深圳市****
邮寄地址：深圳市****
此函。
附件：点击登录查看业务档案整理服务采购需求文件
2025年 月 日
附件
业务档案整理服务采购需求文件
一、项目名称
点击登录查看业务档案整理服务（2025年）
二、采购单位
三、预算金额
预算金额：人民币48.4万元。
资金来源：财政性资金。
本次项目所需档案整理场地、办公用品及扫描设备、装订设备均由采购单位提供，各供应商在项目预算范围内报价，具体合同金额以最终中标价为准。
四、供应商资格条件
（一）须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条之规定。
（二）近三年内无违法违约行为或不良记录。
（三）具备档案整理服务资质。
（四）本项目不接受联合体投标。
五、评标方法
本项目采用“综合评分法”确定供应商，对于不满足“供应商资格条件”之一的作无效投标处理。
六、项目服务内容
本次我中心拟采购业务档案整理服务项目，具体业务包括但不限于以下事项：
（一）会计凭证数字化扫描服务，工作量约为11万页。具体包括：1.会计凭证关键页信息登记、归类、扫封，数量约为11万页。2.财政事前审核报销单据（原直接支付凭证报销单），数字化管理，包括电子目录表格制作、支付数据整理及回单粘贴。
（二）纸质会计档案整理服务，工作量约为1.5万册。具体包括：1.财政事前审核的会计凭证（原直接支付凭证报销单），约0.15万册，包括核对纸质会计凭证关键信息、报销单整理、排序、分册、编目、编档案号、封面制作、装订包角等相关工作；2.区****
（三）评审档案整理服务。负责2025年起印发正式报告的项目评审档案、评审文书档案、评审管理档案等约1300卷业务档案整理工作。具体内容含标准化整理案卷目录、项目评审档案完整性检查、案卷编码、案卷封面、封底、档案盒正标、侧标、顶标制作，纸质档案的数字化加工扫描服务。
（四）点击登录查看业务档案整理服务需求表
| 序号 | 服务项目 | 数量 | 单位 | 服务内容 | 工作要求 |
| 1 | 会计凭证数字化登记、归类和扫描等服务 | 11万 | 页 | 1. 会计凭证关键页信息登记、归类、扫封等，数量约为11万页。 2. 财政事前审核报销单据（原直接支付凭证报销单），数字化管理，包括电子目录表格制作、支付数据整理。 | 1.准确做好会计凭证关键页信息的登记、归类整理；数字化扫描前需检查费用报销单关键页信息是否完整，与内控信息系统数据是否一致。 2.采用高拍仪或其他扫描工具进行扫描存档，对偏斜的、方向不正确的图像进行纠偏处理、旋转还原，以符合阅读习惯等。 3.财政事前审核报销单据（原直接支付凭证报销单），数字化管理，包括电子目录表格制作、支付数据和单据整理归档。 |
| 2 | 纸质会计档案整理服务 | 1.5万 | 册 | 1. 财政事前审核的会计凭证（原直接支付凭证，约0.15万册）整理服务，包括打印电子回单、按要求制作支出数据汇总表，核对纸质会计凭证关键信息、报销单整理、排序、分册、编目、编档案号、封面制作、装订包角等相关工作； 2.区**** | 1.供应商应按采购方规定期限内及时完成整理工作。 2.整理装订的会计档案应符合《会计档案管理办法》标准及采购方相关工作要求。 |
| 3 | 评审档案整理服务 | 1300 | 卷 | 1. 评审档案内容：包含项目评审档案、评审文书档案、评审管理档案等内容。 2. 根据往年业务数据测算，本轮预计完成200个项目评审目标，每个项目平均整理档案6.5卷，全年预计整理形成档案1300卷。 | 1.项目评审档案以已出具评审报告的结决算项目为归档对象；评审文书档案以OA办理评审相关业务文书为归档对象；评审管理档案以协审机构管理为对象。 |
| 4 | 评审档案数字化加工扫描服务 | 1300 | 卷 | 按电子归档标准完成纸质档案的扫描数字化工作，确保电子件内容可识、可辩、可数字输出. | 1.做好数字化档案的电子检索目录、纸质检索目录； |
| 5 | 评审档案盒等耗材 | 1300 | 卷 | 档案盒等耗材按综合单价计，包含不限以下内容： | 1.其它耗材如牛皮纸、不锈钢订、装订夹、绳子、针线等由服务商保障； |
| 说明 | 在合同约定的服务期内，通过采购程序确定综合单价和中标结算金额上限，明细项之间费用可以据实调剂，最终按清单明细项据实结算。 | ||||
注：
1.《需求表》中所述的工作量为参照往年工作量的估算值，该项目以合同服务期内实际业务档案整理服务工作量为结算依据，若供应商最终实际结算金额超过项目中标金额，采购方最多以项目中标金额向供应商支付合同价款，超出中标金额部分由供应商自行承担。
2.考虑本次项目为长期服务项目，自合同签订之日起第一年为本次招标的中标服务期限，后续将根据项目需要和中标供应商的履约情况确定合同期限是否延长（评价等级分为a/b/c/d4个等级，评价等级为a/b的则符合续签要求，评价等级为中、差的则不符合续签要求。具体评价见考评表），本项目最长履约期限不超过三十六个月，合同实行一年一签。
业务档案整理服务履约及质量考评表
| 履约质量 | 权重 | 指标 | 评分标准 | 数据来源 | 考评分值 |
| 一、合同履约评价指标细化(40%) | 1.基础履约(30分) | 交付周期(10分) | 按合同日期交付得10分，每延迟1天扣2分，超5天得0分 | 合同签署页、验收单日期 | |
| 服务响应(10分) | 问题响应≤2小时得5分，整改闭环≤3工作日得5分，每超时1次扣2分 | 工单系统、客户签字确认 | |||
| 过程合规(10分) | 无擅自变更服务方案得5分，无违规转包得5分，违规1次扣5分 | 过程现场检查和结果核验情况 | |||
| 2.风险控制(10分) | 信息安全(5分) | 无泄密、数据篡改得5分，发生1次直接扣10分(倒扣机制) | 安全审计、第三方检测 | ||
| 档案安全(5分) | 实体档案丢失率0%得5分，每丢失1份扣2分 | 移交清单、盘点记录 | |||
| 二、质量考核指标细化(60%) | 1.基础质量(40分) | 完整性(10分) | 缺件率≤2%得满分，每超0.5%扣2分，＞5%得0分 | 验收报告、缺件统计表 | |
| 准确性(15分) | 分类错误率≤5%得满分，每超1%扣3分；档号重复率0%得5分，每出现1次扣1分 | 人工抽查记录、系统校验 | |||
| 规范性(10分) | 装订破损率≤1%得5分，每超0.5%扣1分；盒脊信息错误率≤0.5%得5分，每超0.1%扣1分 | 现场检查表、检查整改清单 | |||
| 时效性(5分) | 按合同约定时间交付得5分，整改超期1次扣2分 | 工单系统、验收时间登记 | |||
| 2.技术能力(20分) | 数字化质量(10分) | 图像清晰度达标率≥98%得5分，OCR准确率≥95%得5分，每低1%扣1分 | 数字化OCR质量检查 | ||
| 系统兼容性(10分) | 数据挂接成功率100%得满分，每失败1次扣2分(如与区档案管理系统字段不匹配) | 与区档案部门档案系统对接确认记录 | |||
| 合计 | |||||
| 三、评分计算与结果应用 | 履约质量考评结果应用等级为：90-100分，优，全额付款，推荐为优秀供应商，续约优先级最高；80-89分，良，付款比例=合同金额×(实际得分/100)，需提交整改报告；70-79分，中，扣减合同款20%，列入观察名单，3个月内未达良终止合作；＜70，差，终止合同，追偿违约金，3年内禁止参与采购。 | ||||
说明：档案整理服务方要加强档案整理服务全过程管理，使档案管理业务关键节点(如接收、整理、完整性检查、目录编码、扫描时间、质检结果、确认、入库)权责明晰，减少考评争议。
合同履约及质量考评人签名：
七、项目管理要求
（一）工作时限
1.中标供应商应按采购方相关工作要求，在规定时间内完成业务档案的登记、归类整理和数字化扫描工作。
2.会计档案整理工作时限为：中标供应商应按采购方时限要求（原则上为次月15日之前）完成上月会计档案整理（如遇法定节假日，五一、十一、春节等法定长节假日，按工作日顺延），并将装订好的会计凭证移交给各初审会计。
3.评审档案按业务年度整理（项目档案移交期为自合同生效之日起一年），中标供应商应在年度合同到期之日起6个月内完成已接收的评审档案归档整理工作。
（二）项目实施人员要求
1.中标供应商应及时完成业务档案整理工作。根据实际工作需要及时建立项目组，以保障采购方相关工作有序开展。项目组成员应具备开展档案整理工作所必需的专业技术能力，熟练掌握档案管理各项政策要求，其中项目负责人应具有丰富的档案整理工作经验。为保障合同履行的专业性、连贯性、一致性，项目组人员应保持相对稳定，关键技术人员不得随意更换，如需更换需提前取得采购人同意，且替代人资质不能低于原成员。
2.中标供应商与点击登录查看签订档案整理合同和保密协议，对服务内容、服务工期、服务费用等进行约定。中标供应商应管理、督促项目组成员遵守《保密法》《会计法》等相关保密规定，服从采购方保密管理，不得泄漏工作中所接触的信息，须对项目相关数据等信息严格保密，不得外传、不得泄密、不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益，不得将工作资料带离办公区****
3.中标供应商对于采购方反馈的问题要督促项目组成员改正，对于不能胜任工作的，应及时调换人员。如遇特殊情况需要进行加班的，中标供应商需无条件进行保障。
（三）验收要求
所整理的业务档案材料应符合采购方的要求及标准，并完成业务档案整理项目验收工作。
八、项目付款方式
本项目为固定单价合同，以每个服务项目中标明细报价为结算单价，以采购中标金额为结算上限价。项目合同签订后，中标供应商应尽快安排项目组成员进场开展业务档案整理工作。本次项目合同款项共分5次付款：合同签订后支付项目合同暂定价35%的首期项，以后原则上每季度末按项目实时进度开展验收和履约评价，据实结算项目进度款（因会计档案和评审档案业务周期一致，进度不一致，两项业务均可单独计量计价结算，进度款累计付款金额不超过项目合同总金额的90%），项目合同履约结束并完成验收后，以采购中标金额为上限，根据工作量据实结算合同尾款。
九、投标材料
（一）报价函、报价明细表和业务档案整理工作方案，报价明细表必须列明服务单价；
（二）提供加盖公章的《供应商基本情况表》和上述“供应商资格条件”证明材料（含营业执照、档案资质证明材料、近三年无违法违约行为或不良记录书面声明函等）；
（三）公司简介、联系人姓名、联系方式及项目组成员名单；
（四）评分标准所需评分材料（按评分标准中各评分项顺序排列）。
附件-1
报价函
《区财政绩效评价中心关于购买业务档案整理服务的邀标函》收悉。经研究，我公司报价及响应情况如下：
一、项目报价
人民币 万元（大写： 万元）
（大小写不一致的以大写为准；报价超过48.4万元的，报价函无效）。
| 报价明细表 | |||||
| 序号 | 服务项目 | 数量 | 单位 | 单价（元） | 小计（元） |
| 1 | 会计凭证数字化扫描服务 | 110000 | 页 | ||
| 2 | 纸质会计档案整理服务 | 15000 | 册 | ||
| 3 | 评审档案整理服务 | 1300 | 卷 | ||
| 4 | 评审档案数字化加工扫描服务 | 1300 | 卷 | ||
| 5 | 评审档案档案盒等耗材 | 1300 | 卷 | ||
| 合计 | |||||
二、资格证明
（格式自拟，按照《需求文件》中“供应商资格条件”提交相应的证明文件)
三、响应情况
格式自拟，围绕《点击登录查看业务档案整理服务采购需求文件》中的“服务内容”“项目管理要求”等作出响应，提供投标单位简介、成功案例、项目方案、团队情况介绍等。
四、投标代理人及联系方式
1.我公司委托 为本项目的投标代理人，其代理权限为特别授权，包括但不限于：提交报价函、对报价函内容进行解释和说明，其所签署的书面材料我公司均予承认和认可。
2.代理人的联系方式： （提供手机号码）。
公司
2025年 月 日
附件-2
投标及履约承诺函
我公司承诺：
1.我公司依法缴纳税收和社会保障资金。
2.我公司具备合同所必需的专业技术能力。
3.我公司参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录。
4.我公司参与该项目投标，严格遵守政府采购相关法律，投标做到诚实，不造假，不围标、串标、陪标。我公司已清楚，如违反上述要求，我公司投标将被作废、被没收投标保证金、被列入不良记录名单并在网上曝光，同时将被处以一定年限内禁止参与政府采购活动或其他处罚。
5.如果中标，做到守信，依照本项目招标文件需求内容、签署的采购合同及我公司在投标中所作的一切承诺履约。项目验收达到全部指标合格，力争优良。
6.我公司保证不违法分包转包。
以上承诺，如有违反，愿依照国家相关法律处理，并承担由此给采购人带来的损失。
公司
2025年 月 日
附件-3
供应商基本情况表
填表单位：（加盖单位公章） 填表日期： 年 月 日
| 采购人 | 项目名称 | ||||||
| 投标（响应）供应商 | 供应商统一社会信用代码 | ||||||
| 投标（响应）供应商相关人员情况 | |||||||
| 序号 | 职务 | 姓名 | 身份证号码 | 劳动合同 关系单位 | 缴纳社会 保险单位 | ||
| 1 | 法定代表人/单位负责人/主要经营负责人 | ||||||
| 2 | 项目投标授权代表人 | ||||||
| 3 | 项目负责人 | ||||||
| 4 | 主要技术人员 | ||||||
| 5 | 投标文件编制人员 | ||||||
| 说明：同一职务有多人担任（如主要技术人员），应分行填写。 | |||||||
| 投标（响应）供应商关联关系情况 | |||||||
| 序号 | 关联关系类型 | 关联主体名称 | 备注 | ||||
| 1 | 控股股东 | 指出资额（或持有股份）占投标（响应）供应商资本总额（或股本总额）50%以上的股东，以及出资额（或持有股份）的比例虽然不足50%，但依其出资额（或持有股份）所享有的表决权已足以对投标（响应）供应商股东会（或股东大会）的决议产生重要影响的股东。 | |||||
| 2 | 管理关系 | 指对投标（响应）供应商不具有出资持股关系，但对其存在管理关系的主体。 | |||||
| 说明：同一关联关系类型有多个主体的，应分行填写。 | |||||||
附件-4
评审标准
本次评标采用“综合评分法”，按照招标文件中规定的各项因素进行量化打分，以评标总得分最高的投标人为中标人。
确定中标供应商按评审后得分由高到低顺序排列。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的，按技术指标或服务方案优劣顺序排列。
评审委员会对每个通过资格性检查和符合性检查且报价不超过预算控制金额的投标供应商进行评审、打分，然后汇总每个投标供应商每项评分因素的评分。
评审委员会在评标时，按照以下量化的评审因素，对进入该阶段评审的各投标文件进行分析和比较：
| 评分项及评分规则 | 权重 | |||
| 一、价格部分 | 40 | |||
| 价格分应当采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价／投标报价）×100×权重【对于报价明显偏低可能影响履约的，评审委员会经集体投票超过半数认为投标人的报价明显低于其他满足资格条件的投标人报价的，将其作为无效投标处理。】 | 评分方式 按公式计算 | |||
| 二、商务部分 | 18 | |||
| 序号 | 内容 | 权重 | 评分规则 | 评分方式 |
| 1 | 同类项目业绩 | 18 | 评审标准： 1.考察投标人近3年（****至本项目开标之日）有过党政机关、国有企事业单位同类型档案整理项目业绩，每提供一个有效业绩得3分，本项最高得9分。 2.考察投标人近3年（****至本项目开标之日）有过党政机关、国有企事业单位同类档案数字化服务项目，每提供一个有效业绩得3分，本项最高得9分。 证明文件： 以上第1-2项要求提供合同关键页复印件，通过合同关键信息无法判断是否得分的，也可以提供能证明得分的其它证明资料：如提供中标通知书或合同或由甲方出具的盖章的证明文件等。 此项最高得18分。 | 评审委员会 打分 |
| 三、技术部分 | 42 | |||
| 序号 | 内容 | 权重 | 评分规则 | 评分方式 |
| 1 | 项目负责 人工作经 验及技术 人员素质 | 15 | 评审标准： 1.本项目拟安排项目负责人具有党政机关、国有企事业单位档案整理项目负责人管理经验的，每提供一个有效业绩得3分，本项最高得9分； 2.本项目拟安排实施工作人员（含项目负责人）具有档案专业馆员及以上职称的，每个得3分；具有档案专业助理馆员职称的，每个得2分；具有档案机构颁发的培训证书的，每个得1分。同一人员本项不得累计得分，本项最高得6分。 证明文件： 第1项提供项目负责人相关经验证明文件复印件，未按要求提供相关材料或复印件不清晰导致评委无法识别的不计得分。 第2项提供项目实施人员档案专业职称证书或档案培训证书的复印件，未按要求提供相关材料或复印件不清晰导致评委无法识别的不计得分。 此项累计最高得15分。 | 评审委员会 打分 |
| 2 | 实施方案 | 15 | 评审标准： 1.方案内容。根据投标方案中整体实施方案进行评价，实施方案内容含： ①项目团队管理，包括项目实施团队人员情况介绍和管理措施； ②项目业务流程管理； ③项目应急管理。 方案包含以上3项内容的得3分； 方案包含以上任意2项内容得2分； 方案包含任意1项内容得1分； 方案未包含任意一项内容或方案内容表述不清晰导致评委无法识别的，不计得分，本项最高得3分。 2.方案质量。根据各供应商的具体响应内容按照量化的评审因素指标进一步评审： （1）完整性。实施方案描述全面清晰、严谨合理，按方案能确保完成工作任务。 （2）可操作性。实施方案详细具体，工作流程明确清晰方法科学，工作量和人员安排设置合理可行且满足服务要求。 （3）合规性。实施方案充分考虑实施过程中应遵循的法律法规、行业标准或巡察审计要求，并制定相应措施； （4）时效性。实施方案考虑项目的时效要求并拟定具体措施。能根据档案整理工作的重要性、紧急程度划分优先级，针对紧急任务，出具科学可行的应急预案。 实施方案完全满足以上要求，得9-12分； 实施方案基本满足以上要求，得5-8分； 实施方案部分满足要求，得1-4分； 实施方案不满足要求不得分，本项最高累计得12分。 证明文件：实施方案格式自拟。 此项累计最高得15分。 | 评审委员会打分 |
| 3 | 安全保密方案 | 12 | 评审标准： 针对本项目拟定安全保密方案，包括保密协议、严格的安全保密制度等： （1）方案严谨、合理，内容详细，充分考虑潜在风险并制定应对完善措施，可行性强，完全满足或优于招标要求，得10-12分； （2）方案较合理，内容较详细，措施合理，可行性较好，达到招标要求，得7-9分； （3）方案一般，内容不够详细，措施欠合理，可行性一般，得4-6分； （4）方案一般、内容有遗漏，措施欠合理，可行性较差，得1-3分。 （5）不提供的不得分。 证明文件：安全保密方案格式自拟。此项累计最高得12分。 | 评审委员会打分 |
注：1.每一项的得分均不能超过该项最高分值。
2. 缺项则该项为0分或不合格为0分。
3. 价格、技术、商务部分为针对项目具体情况设置项目，累加满分为100分。
4. 综合以上分析比较，评委会将对各投标文件进行书面的量化评定，得分精确到小数点后一位。
