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为进一步规范本单位政府采购内部权力运行,有效防范法律风险和廉政风险,推进依法、规范、高效、廉洁采购,根据政府采购法律法规制度、行政事业单位内控管理要求、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)以及深化政府采购制度改革方案等相关规定,结合本单位实际,制定本制度。
一、总体目标
按照 全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行 的基本原则,以 分事行权、分岗设权、分级授权 为主线,通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施,做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位,实现对本单位政府采购活动内部权力运行的有效制约,促进本单位政府采购提质增效。
二、适用范围
本办法适用于本单位及二级单位政府采购活动的内控管理。
三、政府采购的范围
政府采购: 是指本单位使用财政性资金采购依法制定的政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
(一)财政性资金:是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金,视同财政性资金。采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的，使用财政性资金采购的部分,适用政府采购;财政性资金与非财政性资金无法分割采购的, 统一适用政府采购。
(二) 采购:是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。
(三) 依法制定的政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上:是指经省政府同意后发布的《湖北省政府集中采购目录及标准》中的政府集中采购目录和采购限额标准。
(四) 货物:是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。
(五) 工程: 是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
(六) 服务:是指除货物和工程以外的其他政府采购对象, 包括政府自身需要的服务和政府向社会公众提供的公共服务。
四、组织架构及责任分工
( 一 ) 政府采购领导小组
主要负责对本单位政府采购活动事项进行协调、审议和决 策。组长由分管政府采购工作的副局长赵正旺同志担任,成员由本单位办公室、产业政策科、原材料科、技改科和其他有采购需求的业务股室负责人组成。
(二) 归口管理部门
本单位办公室作为政府采购业务归口管理部门,负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通协调,指导和督促下属单位政府采购工作,具体职责如下:
1.牵头组织开展政府采购活动,负责推动落实采购人主体责任。主要包括:组织审查采购需求和采购实施计划,统筹安排本单位政府采购项目执行进度;组织本系统预留采购份额面向中小企业采购,落实支持中小企业发展政策;负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理;组织采购活动中涉及的需求论证、单一来源采购论证、采购公告、结果公告、合同公告、采购意向、履约验收和促进中小企业采购执行情况等信息的公开;组织委派采购人代表、现场监督人员和自行选定评审专家;组织确认采购文件和采购结果、签订采购合同、履约验收;组织采购方式变更、进口产品采购涉及的报批工作;组织处理应由采购人答复的询问、质疑和配合财政部门投诉处理、监督检查等工作。
2.负责政府采购项目档案(含电子档案)的资料归档管理。
3.单位领导或者领导小组交办的其他工作事宜。
(三) 业务需求部门
指采购需求的提出或使用部门,主要负责项目预算申报或立项、采购需求管理和履约验收评价等,具体职责如下:
1.按照单位预算管理要求,提供相关材料向财务部门申报项目预算;对需要报有关部门立项审批的采购项目,按立项审批要求组织材料进行申报。
2.根据批准的预算,组织开展需求调查,编制采购需求和采购实施计划,确定采购意向信息。
3.负责采购过程中可能涉及的推荐供应商、委派采购人代表、自行确定评审专家等工作。
4.草拟采购合同,提交内部审核。负责供应商履约管理,督促项目执行进度,提出验收申请, 参与验收活动,对供应商履约情况和项目绩效进行评价。
5.按照合同约定,申请支付采购资金,提供支付依据。
6.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。
7.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
( 四) 财务部门
具体职责如下:
1.牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制,并督促指导本单位和下属单位执行。负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行。
2.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理,负责系统操作,完成政府采购信息统计工作。
3.负责对接财政局业务股室和政府采购办,办理日常资料报送、业务咨询、审核、审批等业务。
4.负责政府采购预算编制、报送、审核和调整,采购资金的申请、审核、支付;组织协调财政预算评审工作;申请提前采购预算指标。合理统筹安排采购项目预算,组织开展预算绩效评价;督促本系统采购预算执行进度,跟踪项目预算执行情况;对接联系市****
5.对接外部审计,组织报送涉及政府采购相关资料,组织涉及政府采购问题的整改。
6.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
五、内部决策流程
1.采购金额在20000元以下的由业务部门提出政府采购申请，报分管领导审批。
2.采购金额在20000元以上、或者具有一定社会影响的采购项目实施方案及其采购需求和采购实施计划,采购方式变更、社会代理机构选择、签订补充合同以及需要更高层级决策的重大事项要纳入局党组会“三重一大”决策范畴。
六、岗位设置及风险控制要求
( 一) 岗位设置要求
政府采购专管员,负责本单位政府采购工作的组织和协调;同进还要负责指导和协调下属单位政府采购工作。
业务需求部门应明确一名工作人员,负责项目采购过程中的沟通协调工作;明确负责采购需求制定的工作人员,负责按照规定牵头组织编制采购需求。
(二) 风险防控机制
1.风险分类包括法律风险、廉政风险、舆情风险: 法律风险重点对照采购法和采购法实施条例法律责任中涉及采购人及其工作人员的责任;廉政风险重点是单位党委(党组)的廉政风险和参与采购活动的公职人员的廉政风险;舆情风险主要是采购过程中采购信息公开发布引起社会关注而产生的舆情风险 。
2.建立岗位之间相互监督制约的机制。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置,评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务,应当由2人以上共同办理,并明确主要负责人员。
3.建立轮岗交流制度,归口管理部门、业务需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期,风险等级高的岗位原则上5年轮岗,不具备轮岗条件的,期满后进行内部专项审计。业务需求部门要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。
七、采购流程及要求
根据国家和我省现行政府采购法律法规规章制度规定,对照采购人需要落实的主体责任和履行的职责,制定本单位内部采购流程及要求。
( 一) 编制政府采购预算
1.业务需求部门负责提出项目需求,提供预算编制的基础材料及费用构成明细,提出涉及的政府采购事项和对应的预算;财务部门负责组织汇总、审核、编制和报送政府采购预算。
2.编制采购预算。财务部门根据单位预算编制管理要求, 对业务需求部门提交的项目预算申请进行审核,对金额较大、技术复杂、专业性强的一次性项目,委托第三方专业机构进行预算审查。不符合要求的,不予纳入预算安排,并反馈业务需求部门;需要补充完善的,反馈业务需求部门进行说明或者补充材料。
3.预留采购份额专门面向中小企业采购。
(二) 公开采购意向
1.确定意向公开内容。业务需求部门根据批复的采购预算,结合项目实施安排,确定采购项目名称、采购品目、主要标的、预算金额、计划实施时间、供应商资格要求等意向信息,履行决策程序,报归口管理部门。
2.发布采购意向。归口管理部门汇总、审核业务需求部门提交的采购意向信息,登录相关业务系统录入、发布采购意向信息。审核不符合规定的,反馈业务需求部门进行补充完善。
3.防范处置风险。发现存在不能通过替换、隐藏、删除等方式处理的涉密敏感信息,履行决策程序提交发布 ,并建立应急处置预案。
( 三 ) 制定采购需求
1.提出采购需求。业务需求部门负责采购需求编制,开展需求调查,提出采购需求,履行决策程序报归口管理部门。
2.审查采购需求。归口管理部门负责组织需求审查,依据《政府采购需求管理办法》规定的审查标准进行审查,形成审查意见后,履行决策程序, 反馈业务需求部门。如需修改的,由业务需求部门修改后,报归口管理部门组织重新审查。
归口管理部门可以委托采购代理机构或者其他第三方机构 进行需求审查,但不得委托参与采购需求编制的采购代理机构或者其他第三方机构。归口管理部门对委托采购代理机构或者其他第三方机构出具的审查意见负责。
3.确定采购需求。采购需求审查通过后,业务需求部门负责组织履行决策程序,确定采购需求。
4.采购需求调整。采购需求确定后,在后续开展采购活动的过程中需要调整的,由业务需求部门调整后,组织履行决策程序。
( 四 ) 编制采购实施计划
1.拟定采购实施计划。业务需求部门负责拟定采购实施计划,履行决策程序,报归口管理部门。
业务需求部门可以自行组织编制采购实施计划,也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构编制。业务需求部门对委托采 购代理机构或者第三方机构编制的采购实施计划负责。
2.审查采购实施计划。归口管理部门负责组织审查采购实施计划,依据《政府采购需求管理办法》规定的审查标准进行审查,形成审查意见后,履行决策程序,反馈业务需求部门。如需修改的,由业务需求部门修改后, 报归口管理部门重新审查。
归口管理部门可以委托采购代理机构或者其他第三方机构进行需求审查,但不得委托参与采购需求编制的采购代理机构或者其他第三方机构。归口管理部门对委托采购代理机构或者其他第三方机构出具的审查意见负责。
3.确定采购实施计划。审查通过后,业务需求部门负责组织履行决策程序,确定采购实施计划。
4.采购执行。需要开展采购活动前,财务部门登录采购计划备案系统选择需要实施的采购计划申请采购,市****
7.采购计划调整。编制采购实施计划时,若发现预算编制采购品目与实际采购内容不匹配的,在符合预算管理和资产管理规定的前提下,可根据实际情况调整采购品目。采购计划备案后,原则上不得调整,确需调整的,按照履行决策程序,根据职能分别由归口管理部门和财务部门向财政局提出调整申请。
（五）委托采购代理机构
1.委托方式。集采目录内的集中采购项目必须委托集中采购机构;集采目录外分散采购限额标准以上的分散采购项目可以委托集中采购机构或社会代理机构，但均需采取 一项目一委托 的方式进行委托,即一个项目签订一份委托代理协议。
2.基本流程。
(1)选择集中采购机构。集中采购目录以内的采购项目必须委托集中采购机构,归口管理部门按照集中采购机构发布的集中采购目录实施方案的要求对接、办理项目委托事宜。
(2)选择社会代理机构。采购人有权自行选择分散采购项目的采购代理机构,任何单位和个人不得以任何方式为采购人指定采购代理机构。
3.签订委托代理协议。归口管理部门根据采购项目的委托事项,组织草拟委托代理协议,协议内容包括代理采购的范围、委托权限、期限及代理费用等。
4.采购代理机构评价。归口管理部门负责组织采购代理机构评价工作,会同业务需求部门共同对采购代理履约情况进行评价。
(六)确认采购文件
业务需求部门负责确认采购文件中涉及的采购需求和采购实施计划内容,归口管理部门负责确认涉及的其他内容。
采购代理机构向归口管理部门反馈编制的采购文件后,归口管理部门会同业务需求部门核实、确认核对、确认无误后,法监部门进行合法性审查 ,归口管理部门组织履行决策程序, 书面反馈采购代理机构。
( 七 ) 公开采购信息
归口管理部门拟订需要发布的信息内容,信息内容涉及采购需求和采购实施计划内容的由业务需求部门确认,其他内容由归口管理部门确认,履行决策程序。
拟发布的政府采购信息存在涉密、敏感等情形时,属于采购人提供的信息,由归口管理部门牵头组织内部审查和风险评估,履行决策程序, 出具评估报告。
(八)邀请供应商
公告邀请供应商的项目。采购人确认采购文件后,由采购代理机构负责在湖北省政府采购网发布采购公告,公开邀请不特定供应商参加项目采购活动。
(九)发出采购文件
采购代理机构根据采购文件确定时间、途径,组织发出采购 文件。采购文件免费提供。投标(响应)文件递交截止前,对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。归口管理部门要监督采 购代理机构是否按规定时间、途径及邀请范围发出采购文件,是否对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。
(十)供应商提交投标(响应)文件
投标(响应)文件递交截止时间前,采购代理机构负责接收 供应商密封(加密)递交的投标(响应)文件,并妥善保管,不得解封(密)、查看供应商投标(响应)文件,不得泄露已提交投标(响应)文件供应商信息。
归口管理部门负责监督采购代理机构是否按规定接收、妥善保管供应商递交的投标(响应)文件,发现违法违规情形的,及时要求采购代理机构予以纠正。
(十一) 项目评审
归口管理部门负责组织委派资格审查工作人员、采购人代表、现场监督人员和自行选定的评审专家,采购需求部门负责确定资格审查工作人员、采购人代表和自行选择的评审专家,内审部门负责确定现场监督人员。
(十二)确认采购结果
采购代理机构应当自评审结束之日起2个工作日内将项目 评审报告送交采购人。采购人应当自收到评审报告之日起5个工 作日内在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标(成交) 供应商。
归口管理部门会同业务需求部门确定中标(成交)供应商,也可以直接授权评审委员会确定。
(十三)发布采购结果公告
采购代理机构在收到中标(成交) 结果确认书之日起2个工 作日内,向中标(成交)供应商发出中标(成交) 通知书，同时在湖北政府采购网发布采购结果公告。归口管理部门负责进行跟踪督促。
电子卖场项目采购结果,由归口管理部门按照相关管理规定公开采购结果信息,并在本单位信息公开栏公开采购结果。
(十四) 采购合同管理
业务需求部门负责采购合同的签订工作,负责合法性审查,达到归口管理部门负责采购合同公告、备案。基本流程如下：.
1.合同签订。采购人、中标(成交)供应商应当在中标(成交) 通知书发出之日起30日内依据采购文件确定的事项签订采购合同。
业务需求部门在项目中标(成交)通知书发出之日起20日内,严格按照采购文件及中标(成交)供应商投标(响应)文件约定事项与中标(成交)供应商协商草拟采购合同,经法监部门合法性审查后,履行一般决策程序,正式签订合同。
2.合同公告及备案。合同签订后,业务需求部门同时将合同副本及电子文档送归口管理部门,归口管理部门负责在合同签订当天起2个工作日内,在湖北省政府采购网完成合同公告,7个工作日内完成合同备案。
3.合同变更、中止和终止。符合采购法第五十条规定, 即采购合同继续履行将损害国家利益和社会公众利益时,才能变更、中止或者终止采购合同。
(十五)履约验收
业务需求部门负责采购项目的履约工作,提出验收申请;归口管理部门负责组织本单位政府采购项目的履约验收工作。成立验收小组，验收后要完整准确地填好履约验收单, 自行验收的履约验收单 采购人验收小组成员 栏必须有2人以上签名。对验收结果有不同意见的,应写明理由。采购人和使用人相分离的项目,应当在采购文件中明确使用人提供验收意见的方式,作为最终验收报告的依据。
(十六)资金支付
资金支付应当严格按照合同约定和国库管理制度规定办理。业务需求部门根据单位资金支付管理要求,向财务部门申请资金支付。
(十七) 资料归档
归口管理部门负责采购项目档案的收集、整理、归档,鼓励采用电子档案保管,每年年初将上一年度形成的档案资料移交档案室保存。
八、询问、质疑与投诉处理
归口管理部门负责牵头组织答复应当由采购人答复的供应 商询问、质疑和投诉;督促采购代理机构依法规范答复应由采购 代理机构负责答复的供应商询问、质疑;业务需求部门负责对涉 及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意 见并提供证明材料。
九、考核评价和奖惩机制
政府采购工作开展情况及成效纳入本单位的考核评价范围,归口管理部门负责对其他部门的政府采购工作开展情况进行考核评价,单位绩效管理部门负责对归口管理部门政府采购工作开展情况进行考核评价,对考核评价结果优秀的,给予奖励;对考核评价结果较差的,给予惩戒。
