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为加强政府采购业务内部控制工作，规范单位政府采购活动，提高政府采购资金使用效益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《内部控制规范（试行）》和《湖南省财政厅关于进一步规范政府采购工作的通知》（湘财购〔2015〕5 号）、《湖南省财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）及有关法规制度规定，结合本单位实际，制定本内部控制制度。
一、采购涉及业务范围
（一）涉及资金范围
凡使用财政性资金（预算资金、政府性基金和预算外资金）和与之配套的单位自筹资金，采购工程、货物和服务业务，均遵守本政府采购内控制度的规定。
（二）涉及采购方式
1.集中采购。采购政府集中采购目录内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，严格按照国家政府采购有关法律、行政法规和制度规定的方式程序进行采购。
2.分散采购。“货物项目采购预算金额达到50万元以下，服务项目采购预算金额达到80万元以下，工程项目采购预算金额达到100万元以下。”的政府采购项目在湖南省电子卖场进行采购。
（三）涉及采购货物
1.货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、设备、产品等。
2.工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
3.服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。
二、政府采购内部控制目标
（一）建立健全政府采购预算与计划管理机制，确保政府采购纳入预算管理，按照计划办理采购业务；
（二）加强对政府采购项目验收的管理，确保采购工作达到预期目标，保证公务活动的顺利开展；
（三）严格采购信息管理，防止机密信息泄露。
三、政策落实及队伍建设
（一）采购必须遵守法律法规，必须遵循公开透明原则、公平竞争原则，公正原则和诚实守信原则。并依据《湖南省政府采购两型（绿色）产品首购办法》，优先采购中小企业产品或服务，发挥优化营商环境导向作用。
（二）在采购预算编制、采购绩效管理、采购需求制定、方式选择、项目评审、合同订立、合同执行等环节落实责任机制，明确相应岗位及职责权限。
（三）队伍建设。选拨具备相应专业知识的人员担任采购相应岗位的工作，定期培训，提高采购人员的专业技能，提高采购效率、防范采购风险。
四、政府采购重点风险点
（一）编制需求计划和采购计划风险
该环节的主要风险是需求或采购计划不合理，不按实际需求安排采购或随意超计划采购，可能导致采购物资过量或短缺，影响单位正常工作。
（二）采购活动风险
该环节的主要风险是缺乏采购申请审批制度，请购未经适当审批或超越授权审批，采购过程未按规定程序和要求进行，可能造成违法违规风险。
（三）采购验收风险
该环节的主要风险是验收标准不明确，验收程序不规范，对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失风险。
（四）采购业务质疑投诉答复风险
该环节的主要风险是对供应商提出的质疑和投诉不能及时得当处理，可能出现违纪或舞弊行为，可能引起复议、诉讼等导致单位声誉损失的风险。
（五）采购业务记录风险
该环节的主要风险是应付账款核算不准确、不及时，可能导致单位财务信息不真实、不完整；对账不及时、付款不当，可能导致资产流失、财务信息不真实、不完整；资金支付违反国家法律法规和行政单位内部规章制度，可能导致受到处罚，造成资产和名誉损失。
（六）采购项目安全保密风险
政府采购的标底、供应商资料、评标人员情况等主要信息保密不当，出现泄密现象，可能将会造成供应商之间相互串标、围标等后果，使招标活动沦为形式，影响政府采购成本和效果。
五、风险管控措施
控制点
名称 控制描述 控制类型 控制
文档 控制频率 控制
责任人
采购预算与部门预算一起编制 在编制本单位下一年度部门预算时，需同时编制政府采购预算。 预防 项目支出预算明细表 年度 总务处
编制采购计划 总务处政府采购岗与各部门沟通后，严格按照批准的政府采购预算和财政专项资金项目预算的编制要求，在规定的时间和要求内，编制《政府采购计划申请表》。 预防 政府采购计划申请表 年度 总务处
提出申请 总务处根据采购批复安排书面提出招标工作启动申请。 预防 招标工作启动申请 按次 总务处
计划与执行岗位分离 总务处、办公室通过“财政平台”选择招标代理机构，填报项目采购申请。 预防 项目采购申请 按次 总务处、办公室
选择代理机构 点击登录查看、业务部门召开项目招标技术需求协调会。 预防 项目采购申请 按次 总务处
组织验收 日常办公用品的验收，由保管室相关负责人签字验收，确定专人管理，并做好入库登记。日常办公用品以外的专用物资验收，由验收小组组织验收。填写《政府采购货物验收单》。 预防 政府采购货物验收单 按次 总务处验收小组
六、审批权限
（一）采购金额低于人民币500元的采购项目由采购经办市场询价，总务主任审批。
（二）采购金额在500元以上3000元以下的采购项目由总务主任市场询价，后勤副校长审批。
（三）采购金额在3000元以上1万元元以下的采购项目由后勤副校长市场询价，校长审批。
（四）采购金额在1万元以上10万元以下的采购项目首先由后勤副校长报学校政府采购领导小组审议通过，然后货物及服务项目由学校政府采购监督小组市****
（五）采购金额在10万元以上，其中货物在50万元以下，服务在80万元以下，工程维修在100万元以下的采购项目，首先由学校支委集体研究通过，然后报市教育局审批。
（六）货物在50万元以上、服务在 80万元以上，工程在100万元以上的项目，首先由学校支委集体研究通过，然后报市教育局审批。
七、采购及审批流程
（一）采购线下审批流程
学校采购线下审批流程如下：
（二）采购线上审批流程
湖南省电子卖场线上采购流程如下：
（三）采购流程
八、采购机构及岗位职责
（一）机构设置及主要职责
学校政府采购业务设立决策机构、工作机构和监督机构，政府采购日常工作由总务处归口，统筹管理。
1.政府采购领导小组
组长：书记、校长
成员：学校党支委成员（包括专职副书记、主管后勤副校长、主管教学副校长、主管德育副校长、工会主席等）
采购领导小组主要职责如下：
（1）贯彻执行有关政府采购的政策法规，全面领导学校政府采购管理工作，制定学校采购管理办法，严格采购程序，规范采购行为。
（2）对重大采购事项进行论证，制定采购方案，决策采购程序。
（3）协调解决采购业务执行中的重大问题，监督采购项目的实施，加强对采购申请、立项审批、采购招标、合同订立、验收、付款等环节的监控督查。
（4）其他相关决策事宜。
2.政府采购监督小组
组长： 纪委委员
副组长：经审组负责人
成员：纪委人员 经审小组人员
政府采购监督小组主要职责如下:
（1）建立健全内部监督管理及检查制度，全过程监督检查学校采购流程，监督采购部门执行有关采购法律法规和相关规定的情况。
（2）参加采购工作会议和相关招标、评标工作，定期召开监督工作会议，听取采购工作小组的汇报，制止违规采购，坚决杜绝贪污、受贿的行为，保证学校采购工作公开、公平、公正和健康有序进行。
（3）定期对学校采购工作开展情况进行检查，发现问题及时指出。
（4）受理并认真调查处理有关质疑、投诉和举报，及时纠正采购活动中的违纪违规行为。
3.政府采购工作小组
组长：主管后勤副校长
副组长：总务主任
成员：采购人员
政府采购工作小组主要职责如下：
（1）全面负责学校的政府采购工作。
（2）根据采购内容进行费用预算，拟定采购方式报领导小组审批。
（3）严格按政府采购电子卖场管理办法在“政采云平台”组织采购。
（4）货物采购及时做好入库登记，工程服务项目组织验收及试运行。
（5）建立采购工作台帐，完善资产购置台帐。
4.采购归口管理部门总务处主要职责：
（1）建立、实施本单位和供应商的采购关系，依据内部审批下达的政府采购预算和实际工作需要编制采购计划；
（2）编制和处理请购单、签署采购订单或合同，并执行单位的采购程序，保证资金的合理有效使用；
（3）审核采购发票的要素是否完整、合法；
5.资产管理部门主要职责：
（1）负责采购物品的入库接收；
（2）负责入库货物的贮存、保管和发放；
（3）实现采购货物品在仓库内的安全。
6.验收小组主要职责
验收小组对采购货物服务进行验收，出具验收报告。
（二）岗位设置
采购工作小组设置申购岗位一人、设置审核岗位一人，由工作小组组长担任；采购验收小组设置验收岗位一人，由验收小组成员担任。各岗位的职责如下：
1.申购岗位：根据部门物资需求或劳务短缺情况，申报采购申请和需求。
2.审核岗位：主要职责审核采购采购申请。
3.验收岗位：负责采购物品的入库接收，负责入库货物的贮存、保管和发放，实现采购货物品在仓库内的安全。
4.固定资产岗位：负责固定资产入库出库盘点工作。
5.纪检监督岗：对采购全流程进行监督检查。
6.会计核算岗：审核采购发票的要素是否完整、合法；采购手续及资料是否齐全。
7.付款审核岗：出纳根据有效凭证审核支付采购款。
九、采购预算和绩效管理
（一）预算管理部门（总务处）根据年度预算的总体规划，确定全年采购计划，进行政府采购预算编制、申报，并经采购领导小组审批后严格按采购预算执行。
（二）所有采购行为都应纳入采购预算，包括集中采购和分散采购等采购事项。
（三）编制采购计划和预算时同时申报采购绩效目标，采购绩效申报纳入年度绩效目标管理范围。采购完成后对采购绩效目标实施评价。绩效评价结果纳入信用评用系统中，作为后续采购的参考因素。
（四）绩效评价由总务处、纪检和经审组组织实施。依据《湖南省预算绩效目标管理办法》（湘财绩〔2020〕6号）实施采购绩效目标管理。
十、采购需求内部控制
（一）采购责任主体和提交采购申请
物资或劳务的使用部门是采购需求的责任部门，对采购的采购必要性、数量和技术要求进行调研论证，形成合规、完整、明确的项目采购需求，提交总务处，填写物资采购申请单，采购申请单需包括以下内容：
1．请购人。
2．请购用途。
3．请购物品名及数量。
4．请购特殊物品的规格或样品图片或详细参数资料等。
（二）审核（批）采购计划
校长和分管校长审批采购申请。常用办公用品由总务主任按采购审批流程实施；基础建设项目上报市教育局相关科室和领导签字后实施。
主管财务副校长审核（批）采购申请是否属于年初确定采购计划范围，有无采购预算，是否超出采购预算，资金是否到位。没有编制预算的采购原则上不批准，确因特殊情况必须采购的，须经上级同意。
（三）报批采购计划
单位采购领导小组会议研究同意采购后，由采购归口管理部门报政府采购管理部门审批。
十一、采购活动内部控制
（一）确定采购方式
学校根据具体情况执行采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购。
1.采购政府集中采购目录以外且采购限额标准为“货物采购预算金额达到50万元以上，服务项目采购预算金额达到80万元以上，工程项目采购预算金额达到100万元以上。”的政府采购项目，实行集中采购。
2.采购政府集中采购目录以外且采购限额标准为“货物采购预算金额达到50万元以下，服务项目采购预算金额达到80万元以下，工程项目采购预算金额达到100万元以下。”的政府采购项目，按《湖南省政府采购电子卖场管理办法》的有关规定，在湖南省政府采购电子卖场采购。对不具备在湖南省政府采购电子卖场采购的限额标准以下的货物、服务和工程项目实施简易采购，采用简易采购管理机制。
3. 湖南省电子卖场信息系统中设置采购申购岗、采购审核岗和采购收货验收岗位。分别负责采购订单的下单、采购订单的审核和收货及验收工作。
（二）选取代理机构和委托采购代表
委托集中采购代理机构采购的，按照市局统一管理，从财政备选库中抽取招标代理机构。明确代理采购的范围、权限和期限等具体事项。采购代理机构应当严格按照委托代理协议开展采购活动，不得超越代理权限。
以公开招标方式采购，按照法定程序组成了评标委员会，学校委派采购人代表一人、法律顾问一人。
（三）科研仪器设备采购
建立科研仪器设备采购使用部门、总务处、财务部门、纪检组联合审核工作机制。
（四）进口产品采购
本校无进口产品经营权，采购进口产品时，在开展采购活动前按相关程序报批。进口产品报批要件主要包括：申请表、学校内部会商意见、相关专业人员对进口产品进口必要性的论证报告、主管预算单位签署审核意见等资料。
（五）询价、比价
1．询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题应及时与请购科室沟通。
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。
3．所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价。
4．对同样规格的物品进行询价时，需比对3家及以上供应商，在同等质量的前提下，选取价低者,
5．询价时应与审批权限人进行汇报。
6．询价单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我校所需物资和项目的能力。
7．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行比对。
8．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，再做决定。
9．10万元以上的重要项目，采购领导小组应对参与单位的实力、资质、价格、诚信进行验证和审查，或通过实地考察了解。
（六）采购文件及专家评审
总务处负责投标文件的编制和汇总。投标文件包括采购需求、投标人资格条件、政府采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。根据采购项目需求特点和绩效目标，围绕能够体现货物和服务的质量、价格、效率等关键因素，科学设置评审因素。客观评审因素设置固定分值，主观评审因素细化分值并缩小自由裁量区间。所有采购文件发布前，学校进行内部法制审查，做到完整、合法、规范，表述准确，无歧义。
采购需求明确、评审因素可用客观分数量化的采购项目，在专家库中采取随机抽取方式确定专家；采购需求复杂、评审因素需要主观打分的采购项目，学校采取推荐或邀请行业专家数名和从专家库中确定专家数名等方式确定评审专家，评审专家随中标结果一并公示。
（七）信息公开
采购信息在中国湖南政府采购网和本部门门户网站上公开。
（八）紧急采购
因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购，可先行采购，与采购有关的文件和记录应完整保存。
十二、合同签订与合同管理
（一）合同签订
1.发出中标（成交）通知书后十日内，与中标（成交）供应商签订书面合同。政府采购合同签订前，预算单位应进行内部法制审查，法制审查的主要是对合同主要条款的合法性合规性、合同法律风险等内容进行审核，确保符合相关法律规定。
2.政府采购合同履行中，需追加合同标的，可根据政府采购法相关规定签署补充合同。
3.合同正文应包含的要素如下：
（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点。
（2）采购物品、项目的名称、规格、数量、工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件或图纸是合同不可分割的部分。
（3）包装要求。
（4）合同总额应含税、含运达学校的总价，特殊情况(如搬运、安装、调试等费用)应注明。
（5）付款方式。
（6）交货日期。
（7）质量保修期。
（8）质量要求。
（9）违约责任和解决纠纷的办法。
（10）供需方的信息。
（11）其他约定。
（二）合同管理
1.合同备案管理
办公室负责政府采购合同的备案管理。
2.采购档案管理
办公室负责采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料（包括音视频资料）等采购相关资料的集中归档，纳入本单位档案管理。保存期限自采购活动结束之日起15年。同时将相关采购档案送财政局采购办备案登记。
十三、履约验收内部控制
（一）组织履约
政府采购工作小组负责采购的执行，使用部门参与组织履约，并为供应商履约提供必要的准备。
（二）组织验收
日常办公用品的验收，由保管室相关负责人签字验收，确定专人管理，并做好入库登记。
日常办公用品以外的专用物资验收，由总务处组织纪检、监审和使用部门等相关人员进行验收。验收时填写《采购货物验收单》，验收人签字确认，供应商签字确认并加盖公章。
验收小组在验收过程中发现供应商违约情形的，立即通知供应商。供应商出现违约情形，及时纠正或补偿的，经验收方同意，可免于追究责任；造成损失的，按合同约定追究违约责任。
十四、营商环境内部控制
（一）公平竞争
不差别对待各类所有制、各类规模、各类地区的市场主体；不设置歧视性和排他性条件，排斥潜在供应商。
为支持贫困地区脱贫，对农副产品的采购，优先在消费扶贫832平台上实施采购。
（二）供应商减负
对参与政府采购活动的供应商，实行“承诺＋信用管理”准入管理制度，供应商书面承诺符合参与政府采购活动资格条件且没有税收缴纳、社会保障等方面失信记录，即可参加政府采购活动；收取投标（响应）保证金不搞“一刀切”；允许采取非现金形式缴纳或提交投标（响应）保证金及履约保证金等，切实提高供应商参加政府采购活动便利度。
（三）采购意向公开
采购意向在中国湖南政府采购网和本部门门户网站公开采购意向。
（四）询问和质疑答复
总务处建立询问和质疑答复工作机制，依法及时答复和处理好询问与质疑事项。依法配合财政部门对投诉事项作出书面说明，并提交相关证据、依据和其他有关材料。
（五）资金支付
按照合同规定及时、足额支付专家评审费、合同款项和退还履约保证金。督促集中采购机构和采购代理机构及时退还投标保证金。支持中小微企业凭政府采购合同获得金融机构信贷支持。
（六）信用信息管理
总务处做好对采购代理机构、评审专家和供应商的信用评价及不良行为记录工作。
十五、评价与监督机制
（一）强化监督
政府采购监督小组制定政府采购内部控制制度执行评价指标体系，监督评价结果运用。
（二）强化绩效自评价
总务处对全年政府采购进行绩效自评价，对发现的问题
提出整改措施。
（三）问责机制
采购实行谁采购，谁负责机制，采购申请人对采购需求负责，采购人对采购结果负责，政府采购监督小组对采购全过程负监督责任。对失职、渎职和违法行为追究当事人的行政责任、经济责任或法律责任。
十六、涉密采购管理内部控制
采购货物涉密级别依涉密办确定。如属于涉密采购，按涉密采购工作机制实行。
十七、其他事项
预算资金实行招投标的工程项目，除执行招投标管理规定外，还应按照政府采购管理要求，在财政部门政府采购电子平台录入项目计划，把招投标信息公告链接到中国湖南政府采购网予以公开。
